Software de Gestión, Administración y Control de Contratos – CoMForce ®

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Una Gestión de Contratos efectiva involucra:


Nuestro Software de Gestión, Administración, Alertas de Contratos – comforce® (Contract Management & Tracking Software) administra contratos de forma rápida y sencilla. Almacena información relevante y documentos relacionados en el administrador de archivos por contrato y genera alertas o alarmas para vencimientos, garantías, pólizas, estudios, certificados, etc. comforce®, es el software de gestión de contratos de clase mundial especialmente diseñado para la mediana y gran empresa, que ofrece la más moderna tecnología junto a la experiencia y el Know-How adquiridos tras múltiples implementaciones en diferentes industrias. Permite búsquedas de contratos con filtros personalizados en pocos pasos. Incluye un sistema de auditoria que permite llevar control de todos cambios que se realicen, guardando el nombre de usuario y fechas.

Prestamos un servicio especializado de Gestión Integral de Contratos y Riesgos Corporativos que logra la reducción de costos, eliminación de riesgos, optimización y simplificación los procesos de contratación, permitiendo el control, visibilidad, trazabilidad y transparencia por medio de comforce® sistema especializado en Ciclo de Vida de Contratos, herramienta informática 100% desarrollada por la empresa, y además los servicios de consultoría de alto valor.  Operamos en Colombia, Chile, Argentina, Ecuador, México de manera directa, con acceso a cualquiér país de latinoamérica.

Ventajas Inmediatas al usar comforce®:

comforce® permite a los usuarios agilizar los procesos de gestión de contratos, lo que reduce drásticamente los costos y el tiempo de gestión de contratos; de igual manera simplifica la administración de contratos. ”

El Software de gestión de contratos comforce® está diseñado para satisfacer y superar las demandas de las grandes y medianas empresas proporcionando una gestión de contratos fácil, controlada y eficiente a toda la empresa, manejando grupos de trabajo.

comforce® proporciona visibilidad de los contratos, recordatorios proactivos y controles efectivos en los procesos contractuales de toda la empresa. Esto ayuda a tomar mejores decisiones y convierte sus contratos en herramientas de gestión eficaces. comforce® agiliza todo el ciclo de vida del contrato (cualquier tipo de contrato, orden de servicio o acuerdo de negocio),  desde la negociación inicial, creación, edición, gestión, búsqueda, seguimiento, generación de informes y reportes y mucho más.

comforce® (software de gestión de contratos) ayuda con el cumplimiento, seguimiento y gestión total de contratos.

La herramienta está especialmente creada para la mediana y gran empresa, con grán experiencia en empresas de los sectores de Energía, Oil & Gas, Minería, Construcción, Farmacéutico, Salud, Servicios y Manufactura, experiencia y mejores prácticas adquiridas que son usadas para optimizar los procesos de contratación de nuestros clientes en cualquier otro sector. Ofrecemos nuestro Software bajo la modalidad de arriendo SaaS (Software as a Service). No es un software descargable, se implementa en nuestro Datacenter (Tier 4) o bajo la modalidad On-Premise (sujeto a estudio previo).

Permite parametrizar los requerimientos (Como garantías,  pólizas, estudios, certificaciones, etc.) establecidas por las políticas de la empresa.

La administración de Contratos realizada en forma eficiente puede disminuir considerablemente los costos y los plazos de los proyectos, lo cual se refleja en un mejor resultado económico. El creciente uso de contratos en el diseño de los modelos operacionales de las compañías ha generado que cada vez se considere más relevante su correcta gestión y administración, con un especial énfasis en su control detallado y en tiempo real.

Con el aumento del nivel de contratación de las empresas, el fortalecimiento de leyes a nivel mundial como la Ley Sarbanes-Oxley, y la exigencia de la trazabilidad en todos los procesos, la administración de contratos ahora se encuentra entre los primeros lugares en la lista de prioridades de los altos directivos. Además, las empresas están tratando de pasar de un proceso intensivo en papel a un proceso electrónico sin papel.


Control TOTAL de Contratos

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Algunas características del Software de Gestión de Contratos

[/vc_column_text][vc_empty_space height=”15px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_tta_accordion][vc_tta_section title=”CREACIÓN DE CONTRATOS MODELO” tab_id=”1459873525542-7810f51a-5d7d”]El sistema permite la creación de contratos a partir de una plantilla predefinida por los administradores según el objeto del contrato, generando dinámicamente el contrato final en archivo PDF (según los campos ingresados).

También puede servir como modelo base (Plantilla en MS WORD) que permite ser modificado en línea según sea necesario y poder crear contratos con menos restricción; dicho documento finalizado puede ser descargado posteriormente.[/vc_tta_section][vc_tta_section title=”GESTIÓN DE FECHAS, HITOS Y VENCIMIENTOS DE CONTRATOS” tab_id=”1459873525227-e3173f00-438f”]Administra las fechas límite de contratos, incluye extensiones. El software automáticamente recordará mediante el envío de e-mail los eventos próximos. El correo electrónico enviado incluye un enlace directo al contrato relacionado y un resumen del evento.

Incluye alarmas para “Eventos Críticos” en cuyo suceso se envía un correo electrónico a supervisores o a las personas que auditen el proceso.[/vc_tta_section][vc_tta_section title=”ADMINISTRACIÓN DE TAREAS EN LOS CONTRATOS” tab_id=”1459873521531-d8d1da47-ddcc”]Adicional a los recordatorios de fechas hitos y vencimientos por correo electrónico, existe la posibilidad crear un listado de tareas relacionadas a los contratos en un módulo adicional.

En este módulo se crean tareas que requieren control y seguimiento. En el momento de crear un contrato estas tareas se generan, solicitando nombres y direcciones de e-mail de los responsables, así como la fecha de cumplimiento al cual se relacionan alarmas adicionales. Estas tareas pueden ser retroalimentadas por los responsables, llevando un control cronológico de las actividades que la compongan. Este módulo es ideal para la gestión de auditorías o controles de calidad, así como para llevar el control de requisitos adicionales en contratos particulares.[/vc_tta_section][vc_tta_section title=”REGISTRO DE SINIESTROS Y RECLAMACIONES EN CONTRATOS” tab_id=”1459873519847-6bef1649-e825″]El sistema permite realizar el registro de los siniestros y su correspondiente reclamación, todo relacionado con un contrato específico. Guarda toda la información y documentos relacionados con el registro de siniestro, como fotos, informes en archivos PDF, documentos en Word, etc. Permite realizar búsquedas, crear alarmas (Ej: Alarma de No atención de siniestro) y llevar tareas relacionadas.[/vc_tta_section][vc_tta_section title=”ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y PERFILES DE ACCESO” tab_id=”1459873517422-d2f6984a-fcea”]Permite la gestión y administración de usuarios por medio de perfiles de usuario y niveles de acceso. Diferencia usuarios internos y externos de la empresa. De igual manera permite la creación de usuarios administrativos y gerenciales, a los cuales podrá dar acceso para generación de reportes y exportar información. Por otra parte el sistema permite crear usuarios con tiempo de vida delimitado, evitando el ingreso de usuarios olvidados.[/vc_tta_section][vc_tta_section title=”REPORTES DE GESTIÓN DE CONTRATOS” tab_id=”1459873026998-34a6237d-80ed”]El sistema genera reportes gráficos predefinidos estándar y otros que se establecen en el momento de la parametrización de la herramienta. Estos serán dinámicos y producen gráficos de líneas, en barras o pastel que pueden ser creados en tiempo real con filtros por rangos de fecha, tipos de contrato, contratistas, etc.

De igual manera permite generar reportes en MS Excel (Versión 2003 y superior) con los mismos filtros por rangos de fecha, tipos de contrato, contratistas, etc.[/vc_tta_section][vc_tta_section title=”MÓDULO FINANCIERO” tab_id=”1459873027213-5072c233-f285″]Este módulo agrupa toda la información financiera de los contratos, como valor de contrato, valor de renovación, costos fijos y variables, gastos adicionales, sobrecostos, etc. Según se haya parametrizado inicialmente.
La herramienta realiza cálculos según rangos de fecha y otros criterios de búsqueda con los que genera reportes consolidando valores, que pueden ser exportados a MS Excel.[/vc_tta_section][/vc_tta_accordion][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]


Tipos de Gestión de Contratos

Gestión Administrativa de Contratos

Su fin es asegurar la verificación directa del cumplimiento de las obligaciones de tipo administrativo, a cargo de las partes dentro del Contrato o Convenio.

Incluye aspectos financieros, laborales, jurídico-contractuales, documentales y de manejo de la información y riesgos asociados (vida, el medio ambiente y la seguridad, etc.)

Ayuda en la correcta ejecución del Contrato, dentro del marco del Contrato, la normativa interna de la empresa y la Ley aplicable al mismo.

Permite la administración y creación de Actividad, Tipo de Contrato, Objeto de Contrato y los campos, manteniendo una correspondencia con una Matriz de Riesgos y Requerimientos individuales y pólizas establecidas por las políticas de la empresa.

Gestión Técnica de Contratos

Asegura el cumplimiento de las especificaciones técnicas del Contrato:

• Seguimiento a los plazos de entrega y ejecución de tareas.
• Calidad de los bienes o servicios.
Asegura la ejecución de los compromisos presupuestales del Contrato. Para convenios asegura el cumplimiento de compromisos adquiridos por las partes.

De igual manera se puede hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes integrantes de un convenio, de acuerdo con su objeto y alcance.

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