SITRADE – Administracion del Ciclo de Vida del Transporte (TLM – Transportation Lifecycle Management)

El transporte y la distribución tienen una participación determinante del éxito empresarial. La posibilidad de movilizar la mercancía de una compañía de manera rápida y efectiva es uno de los requisitos fundamentales en el mundo de los negocios y el transporte es uno de los eslabones más importantes entre una compañía y sus clientes.

La mayoría de las empresas conocen las dificultades, las demoras, los bloqueos, retrabajos y sobrecostos que pueden aparecer en el día a día  por no contar con la información necesaria para seguir adelante con las rutas inicialmente programadas por una compañía.

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SITRADE TLM — (Transportation Lifecycle Management), es un conjunto de herramientas especialmente diseñadas que simplifica, optimiza y reduce costos para todos los aspectos operacionales de la administracion de una red de logistica de transporte.

Proporciona control y visibilidad en todos los detalles de la operacion de tranposrte y de la cadena de suministro global.

Sin importar que opere su propia flota o contrate los servicios de terceros, logramos dar el completo control de su red, para la toma de decisiónes acertadas basandose en la necesidad de servicio, costos, ubicación y compromisos del transportador.

Garantiza movilizaciones y entregas de producto en las mejores condiciones, reducción de costos operativos totales, evita demoras aduaneras, sobrecostos, entregas tardías y multas por incumplimiento de las normativas vigentes, entre otros.

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SITRADE TLM es un conjunto de módulos diseñados para:

  • Simplificar
  • Controlar
  • Optimizar
  • Reducir costos operacionales

Todo esto es indispensable para la eficiente administración de una red de logística de transporte.[/message_box]

Con SITRADE TLM se podrá controlar de manera integral el circuito de transporte, su instrumentación y se podrán evaluar los resultados obtenidos. Una de sus mayores ventajas es la posibilidad de mejorar la visibilidad de todas las órdenes y los envíos de su compañía, incrementando el número de entregas mensuales y reduciendo de manera notoria los gastos de transporte e inventariado.

SITRADE TLM, es un sistema informático creado para resolver problemas de planificación, programación y control de las operaciones de transportes en las empresas.

Busca optimizar la planificación, programación y el control de la operación y otros servicios. Además esta diseñado para resolver los diversos escenarios que pueden presentarse en la interacción entre los diferentes puntos de la operación, optimizando el calendario de trabajo de los vehículos y  minimizando la función de costo formada por todas las variables económicas y de calidad de servicio que intervienen en la planificación.

SITRADE TLM, permite a los usuarios una completa funcionalidad de los módulos desde cualquier ubicación a través de un navegador web.

Módulos Principales

  • Módulo de gestión de Usuarios: Permite la gestión y administración de usuarios por medio de perfiles de usuario y niveles de acceso. Diferencia usuarios internos y externos de la empresa, manejando entre otros personal de: departamento de transportes (importaciones, aduana, despachos nacionales), empresas de transporte, jefes de bodega y almacén, porterías y seguridad, personal de contabilidad y facturación, etc.
  • Módulo de gestión y programación de operaciones: Permite crear varios tipos de operaciones como importaciones, transportes nacionales y cross docking, así como sub-operaciones como DTA, OTM, FOB, Transportes urbanos, domicilios, etc. De igual manera gestiona los orígenes y destinos de estas operaciones entre nodos (tiendas, bodegas, depósitos, Centros de Distribución, etc.) estableciendo capacidades de recibo en cada uno de ellos, horarios, tiempos de cargue y de descargue y selección de muelles.
  • Módulo de Gestión de vehículos: permite definir con total precisión los recursos y servicios de la oferta de transportes de la compañía. Además de verificar el estado y ubicación del mismo. De igual manera permite crear y parametrizar nuevos vehículos con sus características como capacidad en Kg, volumen, marca, modelo, placa, etc.
  • Módulo de Asignación de Empresa Transportadora: La empresa puede comparar las diferentes ofertas de transportadoras con las que cuenta en el momento, viendo características como tiempo de transito, valor de flete y tipo de vehículo, para así poder seleccionar la transportadora que mejor se adapte a la necesidad del momento.
  • Módulo de Asignación de vehículos: realiza la asignación de vehículos, generando automáticamente, para cada tipo de recurso los calendarios de trabajo en un periodo de tiempo definido, optimizando tiempos de respuesta para los servicios solicitados por la empresa. Incluye información como placa del vehículo, datos del conductor y documentos de transporte (remesa, manifiesto de aduana, hoja de ruta, etc.)
  • Módulo de Tracking (despacho, recibo y control de carga y vehículos): Gestiona  y controla el estado diario de la operación, de la misma forma que puede informar las incidencias ocurridas en le transcurso de la misma. Muestra tiempos de tránsito, malla de turnos por nodos, redireccionamiento de vehículos, entre otros.
  • Módulo de Fletes: Parametriza múltiples fletes con diferentes rutas, vehículos, pesos y valores, así como tiempos de transito. Todos los valores son directamente administrados por las empresas de transporte para su posterior aprobación por el  departamento de logística de la compañía.
  • Módulo de Facturación: Gestiona la facturación de todos los servicios que se realizan en la operación, de igual forma tiene la posibilidad de aceptar y administrar sobrecostos sobre el servicio. Permite cargar las facturas de los proveedores cruzándolas con la información del sistema, para su comprobación y autorización.
  • Módulo de generación de informes y estadísticas: Completo conjunto de informes configurables que cubren todas las necesidades de la operación. Se integran además los informes particulares de cada cliente. Entre otros se puede ver: información de despachos y sus estados en rangos de tiempo, valores facturados, sobrecostos, utilización de vehículos por día, comparativos standby vs. fletes y en general toda la información que se pueda consolidar para generar gráficas y reportes en MS-Excel.

Principales beneficios de SITRADE

  • Reducción de costos de transporte. Muchas compañías han experimentado una reducción en costos de transporte como resultado de una mejor planeación y por el manejo sistematizado de las excepciones.
  • Optimiza la oferta  ajustando la oferta a la demanda, garantizando un servicio de calidad al menor costo.
  • Mejor control de la operación. Con el uso de esta tecnología se optimiza la gestión del transporte.
  • Optimiza la calidad del servicio: garantiza el cumplimiento de los objetivos de calidad del servicio.
  • Logra una mejor consolidación de carga. Al usar SITRADE TLM para consolidar la carga se logra un nivel de optimizacion y control que no es posible encontrar con análisis manual.
  • Mejora en la eficiencia de los procesos. Reduce las desviaciones causadas por procesos manuales y disminuye los costos de la administración del transporte.
  • Optimiza la productividad del recurso: dimensiona óptimamente el número del recurso automotor sujeto a turnos necesarios, permite prestar más servicio con los mismos recursos.
  • Monitoreo del desempeño de los proveedores de servicios de transporte. Con esta información se pueden negociar mejores tarifas e incrementar los niveles de servicio.
  • Optimiza el servicio al cliente: asegura el cumplimiento de los servicios comerciales y permite responder con agilidad ante cambios en su demanda.
  • Optimiza costo – beneficio: Por medio de la una buena gestión de los fletes se podrá tomar la mejor decisión en cuanto al costo – beneficio del servicio.
  • Publica y Genera la Información en tiempo real: La información que se obtiene y muestra en los diferentes módulos e informes siempre se encuentra actualizada de acuerdo a la ultima acción efectuada.
  • Gestiona múltiples grupos de usuarios y perfiles: creación de múltiples grupos de usuarios y nivel de permiso, permitiendo ver únicamente la información que le compete a cada usuario, según su perfil.


Subprocesos

La fase de modelamiento de estos módulos se dividió en varios subprocesos que se cumplen para cada módulo. Son entre otros:

  1. Ingreso de datos
  2. Programación
  3. Asignación
  4. Confirmación solicitud de transportes
  5. Tracking (Control de despacho)
  6. Facturación

1.   INGRESO DE DATOS

En este sub proceso se presentan los diferentes tipo de formularios de acuerdo al modulo para la alimentación de la herramienta.

Importaciones: Información requerida sobre la importación y sus contenedores, la cual es ingresada por los usuarios con perfil de importación o SIA

Nacionales y Urbanos: Información requerida sobre la carga, la cual es ingresada por los usuarios con perfil de despacho o transportes

2.   PROGRAMACION

La gestión de las programaciones es asignar una fecha específica y un destino a la información suministrada por el subproceso de Ingreso de Datos.

Importaciones: Se asigna un destino y una fecha dependiendo del tipo de importación, esta asignación la realizan los usuarios con perfiles de importaciones.

Nacionales y urbanos: Este proceso se genera automáticamente en el cargue de la información

3.   ASIGNACION

La asignación para los tres módulos es realizada por los usuarios con perfil adecuado y su función es seleccionar la mejor opción de transporte de acuerdo a la información suministrada por el sistema.

Los parámetros a tener en cuenta para la asignación de una transportadora  de acuerdo al módulo son:

  • Cubrimientos de  ruta
  • Valor del flete
  • Tipo de vehículo
  • Peso, volumen y  piezas.

Una vez seleccionada la transportadora o unidad de transportes, es informada por medio de un correo indicando que le fue asignada una solicitud de transporte.

4. CONFIRMACIÓN SOLICITUD DE TRANSPORTES

Su principal función es la de confirmar la solicitud de transportes asignándole una placa, datos del conductor y los diferentes documentos para poder realizar el servicio.

Importaciones: Se asigna un vehículo a criterio de la transportadora para realizar el servicio.

Nacionales: Se confirma el tipo de vehículo que fue solicitado en la asignación.

Urbanos: Los datos que debe ingresar la transportadora para la confirmación son: datos del conductor y documentos requeridos, ya que el ingreso de las placas se realiza en la asignación.

5.   TRACKING (CONTROL DE RECIBO Y DESPACHO)

Controla el estado de entrada, salida, cargue y descargue de un vehículo para origen y destino. Este control lo realizan los usuarios con perfiles propios de la operación (puede ser portería y despacho).

Además permite en cada estado reportar inconsistencias presentadas enviando correos a los usuario de la transportadora que presta el servicio, así como a los usuarios que tengan un perfil de transportes  informando la novedad, para gestionar una solución o en su defecto cancelar el servicio para generar una nueva asignación.

Al llegar al estado de descargue se presenta un formulario para indicar la correcta recepción del despacho o en su defecto reportar una novedad.

6.   FACTURACIÓN

Este proceso permite realizar la facturación según el tipo de servicio prestado (Importación, nacional o urbano).

Dicha facturación se puede efectuar una vez se cumpla el parámetro establecido por la transportadora y la Empresa. Este parámetro esta dado por el estado de tracking del vehículo.

Una vez la transportadora haya realizado la facturación y si genera sobrecosto queda en estado de aprobación el cual puede ser aceptado o rechazado por los usuarios con perfil de transportes.

INFORMACION A CARGAR

  • Proveedores: Código proveedor, nombre, dirección, teléfono, contacto, ciudad, etc.
  • Fletes: Transportadora, nodo origen, nodo destino, tipo contenedor, peso máximo, tipo vehículo, valor, tiempo transito, valor por pallet.
  • Capacidad nodos

Nombre nodo, tipo de nodo (puerto, aeropuerto, tienda, bodega, patio, deposito, etc.), código del nodo, ciudad, dirección, teléfono, capacidad.

  • Espacio por familia (espacio generado por los diferentes contenedores en un nodo). Tipo de mercancía, capacidad de contenedores.
  • Tipo de nodo capacidad y centro de costo para los nodos
    • Por Centros
    • Por Ciudades
    • Por Proyectos