Software de Gestión de Contratos

1. ¿Qué es el software de gestión de contratos?
2. ¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de contratos?
3. ¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de contratos?
4. ¿Necesito un software de gestión de contratos?
5. ¿Qué involucra la efectiva gestión de contratos?
6. ¿Qué es el ciclo de vida de contratos?

¿Qué es el software de gestión de contratos?

El software de gestión de contratos es un programa que permite a grandes organizaciones gestionar sus contratos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la creación, edición, aprobación, firma y seguimiento de cada hito o tarea de cada contrato. Este software ayudan a crear los contratos, (utilizando plantillas o templates prefededinidos o desde cero), estableciendo los términos y condiciones (cláusulas), haciendo seguimiento a los hitos y tareas más importantes de cada uno. Organizar e implementar correctamente un sistema de gestión de contratos permite a las empresas gestionar de manera eficiente sus relaciones con proveedores, clientes, colaboradores y empleados en todo momento.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de contratos?

Las ventajas del software de contratos son:

• Centralizar y almacenar de forma organizada: Con un software de contratos las empresas pueden almacenar, organizar y gestionar miles de contratos en un solo sistema. Pasando de manejar procesos en papel o en hojas de cálculo, las empresas eliminan un alto riesgo y costo operacional, todos los usuarios pueden liberan y optimizar el tiempo y su carga operativa ya que pueden realizar búsquedas rápidas, con filtros y reportes básicos o usando BI de contratos. Ya no se perderán o traspapelarán los contratos.
• Estandarizar sus procesos de contratación: Uno de los riesgos más grandes en las empresas, es que sus funcionarios crean y gestionan los contratos de la manera que creen que es la más adecuada, generando cientos de diferentes formas de manejar un contrato, lo que en ocasiones puede ir en contra de la política corporativa e incluso en contra de la legislación vigente, trayendo consigo ineficiencias, posibles problemas contractuales y pérdida de productivdad.
• Mejorar la productividad: crear y gestionar contratos es una tarea intensa y en algunas oportunidades desgastante y demorada; en muchos casos retomar el hilo de un proceso es muy demorado y se pierde mucho tiempo tratando de recordar o entender qué paso sigue, quién es el responsable, etc. Con un software de gestión de contratos se puede mejorar drásticamente la eficiencia de los procesos, desde crear un contrato con una plantilla, conocer de manera temprana qué tareas están pendientes, conocer cómo está la contratación en la empresa, hasta llega a utilizar el módulo de Business Intelligence de Contratos para generar informes y reportes de gran complejidad.
• Mitigar los riesgos: En promedio el 80 % de los acuerdos B2B se gestionan mediante contratos o acuerdos similares. Las empresas pueden tener pérdidas millonarias o golpes reputacionales por el incumplimiento de un contrato o por no lograr llevarlo de manera adecuada con los consecuentes sobrecostos y demoras.
  En otros estudios se encontró que la incorrecta gestión de contratos genera pérdidas para las empresas de hasta el 10%, cifra oculta que afecta significativamente los resultados de las organizaciones. Por otra parte se han identificado riesgos reputacionales y pérdidas multimillonarias por penalidades, multas, demandas y apremios que se ejecutan a los contratos que han sido incorrectamente gestionados por asuntos menores que se encuentran en las cláulas, tareas o hitos a cumplir y que ya sea por desconocimiento, olvido o falta de trazabilidad generan incumplimientos que cuestan millones de dolares. Desde el cumplimiento de una cláusla, hasta la renovación o liquidación de un contrato pueden ser alertados y gestionados con el software de contratos.

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de contratos?

Las funciones más comunes del software de contratos son:

• Crear contratos: a partir de plantillas predefinidas y auto-completadas se pueden crear cientos de contratos de manera automática a la semana de manera fácil y controlada.
• Gestionar documentos: los contratos traen consigo muchos documentos anexos como adendas, actas, autorizaciones, facturas, certificaciones, etc. Todos estos documentos pueden ser organizados y gestionados facilmente con una lógica contractual y sin necesidad de buscar entre miles de archivos no relacionados como sucede en un gestor documental.
• Administrar el flujo de los procesos contractuales: El software de contratos define, asigna y lleva trazabilidad de todas las actividades de la empresa en los procesos contractuales.
• Gestionar el ciclo de vida de los contratos: los contratos no son un simple documento, son un proceso completo que tiene un ciclo de vida definido sobre el cual es necesario tener control y llevar trazabilidad.
• Supervisar la ejecución de los contratos: llevar un control y registro de todos los pasos de un contrato, pero sobre todo ayudar a los responsables de cada actividad con alertas, recordatorios y guías en cada paso.
• Generar reportes de procesos: desde los reportes generales de cada proceso vencido, por cliente, por actividad hasta un completo set de Business Intelligence con reportes complejos para varios años y de cientos de contratos.
• ¿Utiliza el Estándar de Datos de Contrataciones Abiertas (OCDS)?

  El Estándar de Datos de Contrataciones Abiertas (OCDS) es un estándar de datos abiertos que describe cómo publicar datos y documentos relacionados a los procesos de contrataciones de bienes, obras y servicios.
  Para los clientes que lo requieren se implementa el esquema de entregas, los esquemas de paquetes de entrega y paquetes de registro que siguen la especificación I-JSON (Internet JSON) en el RFC7493 (JSON codificado usando UTF-8, con requisitos para números, objetos y fechas.