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Habitualmente los equipos legales y comerciales suelen implementar un software de administración de contratos cuando el volumen de contratos aumenta a nivel en el que administrarlos en editores de texto tipo word y carpetas compartidas ya no es manejable ni práctico. Si su compañía firma más de 10 contratos al mes es probable que ya esté viviendo el rigor y los problemas de seguir llevando un flujo de trabajo manual y es un buen momento para implementar un software de contratos.

Si su empresa ya tiene un área de administración de contratos conformada principalmente por equipos legales también es un buen indicador de que necesita implementar un software de contratos; estos equipos deben concentrarse en blindar y asesorar todos los aspectos jurídicos y legales de los contratos y no deben encargarse del seguimiento ni operación de los mismos, para esto un software de contratos como comforce.co es la ayuda perfecta, permitiendo tener lo mejor de dos mundos: la confianza de tener todos sus contratos legalmente correctos con su equipo legal y la tranquilidad de llevar la organización y control de los contratos con el software de contratos comforce. Esto mismo sucede si quien maneja los contratos es un equipo especializado en otras áreas diferentes a la gestión de contratos, por ejemplo equipos de Recursos Humanos RRHH, equipos de Ventas, especialistas en finanzas, etc. que aportan en gran medida su experiencia para el correcto cumplimiento de los aspectos que dominan dentro de cada contrato y complementan con el software para la gestión de contratos para su control y seguimiento.

Implementar un software de contratos puede ayudar también a manejar el creciente volumen de contratos con el equipo de personas actual, evitando la necesidad de contratar a un especialista en contratos o crear un área especializada para la gestión de contratos.

Señales claras, riesgos ocultos y beneficios estratégicos

La pregunta no es si su empresa algún día necesitará un software de gestión de contratos, sino cuándo el costo operativo y el riesgo de no tenerlo superan el esfuerzo de implementarlo. En la práctica, ese punto de quiebre suele llegar antes de lo que muchas organizaciones anticipan.

1. El volumen es solo la primera señal (no la más crítica)

Firmar más de 10 contratos al mes suele ser el primer síntoma visible, pero el verdadero problema no es la cantidad, sino la complejidad acumulada:

• Diferentes tipos de contrato (clientes, proveedores, laborales, confidencialidad, alianzas).

• Múltiples versiones y negociaciones por contrato.

• Renovaciones automáticas, prórrogas, vencimientos y penalidades.

• Obligaciones contractuales que requieren seguimiento activo.

Cuando los contratos viven en carpetas compartidas, correos electrónicos o equipos personales, la organización pierde trazabilidad, control y capacidad de respuesta, incluso con equipos pequeños.

2. El riesgo contractual crece de forma silenciosa

Uno de los errores más comunes es asumir que “todo está bajo control” porque los contratos fueron revisados por Legal. Sin embargo, el mayor riesgo no está en la redacción, sino en la gestión posterior.

Sin un software de contratos, es habitual encontrar:

• Contratos vencidos que siguen ejecutándose.

• Renovaciones automáticas no deseadas.

• Incumplimientos por falta de alertas o responsables claros.

• Dificultad para demostrar cumplimiento ante auditorías.

• Pérdida de evidencia contractual en conflictos legales.

Un software de gestión contractual no reemplaza al área legal; la protege, asegurando que lo que fue jurídicamente correcto también sea operativamente cumplido y verificable.

3. Cuando Legal, Comercial y Operaciones se convierten en “gestores de archivos”

Otro indicador clave es cuando equipos cuyo rol principal no es administrar contratos terminan haciéndolo:

• Legal dedicando tiempo a buscar versiones y fechas.

• Ventas persiguiendo firmas o validaciones manuales.

• RRHH controlando vencimientos contractuales en Excel.

• Finanzas sin visibilidad clara de obligaciones y compromisos.

Esto genera fricción interna, reprocesos y dependencia excesiva de personas clave.
Un software como Comforce permite que cada área se enfoque en su especialidad, mientras el sistema garantiza orden, control, reglas y seguimiento.

4. Escalar sin aumentar estructura: uno de los mayores beneficios

Implementar un software de contratos no solo reduce riesgos; también habilita crecimiento sostenible. Muchas organizaciones descubren que pueden:

• Absorber un mayor volumen de contratos sin aumentar personal.

• Estandarizar procesos sin perder flexibilidad.

• Reducir tiempos de gestión y aprobación.

• Profesionalizar la operación contractual sin crear nuevas áreas.

En lugar de contratar más personas para “apagar incendios”, el software se convierte en un multiplicador de capacidad organizacional.

5. Control, auditoría y gobierno corporativo

Para empresas medianas y grandes —especialmente reguladas—, la gestión contractual impacta directamente en:

• Gobierno corporativo.

• Cumplimiento normativo.

• Auditorías internas y externas.

• Continuidad del negocio.

Un software de contratos moderno debe ofrecer:

• Trazabilidad completa de cada contrato.

• Historial de cambios y versiones.

• Roles, permisos y segregación de funciones.

• Evidencia clara de quién hizo qué y cuándo.

Esto no solo reduce riesgos legales, sino que fortalece la confianza de la organización en sus propios procesos.

6. Entonces, ¿cuándo es el momento correcto?

Probablemente su empresa ya necesita un software de gestión de contratos si se identifica con uno o más de estos escenarios:

• El control contractual depende de personas y no de procesos.

• No existe una “fuente única de verdad” para los contratos.

• Los vencimientos se gestionan manualmente.

• Legal está sobrecargado con tareas operativas.

• El crecimiento del negocio está tensionando la operación contractual.

Conclusión

Un software de gestión de contratos no es solo una herramienta tecnológica; es un componente estratégico de control, eficiencia y mitigación de riesgo. Soluciones como Comforce permiten combinar lo mejor de dos mundos:
la solidez jurídica del equipo legal y la eficiencia operativa de un sistema diseñado para administrar el ciclo de vida completo del contrato.

Si los contratos son críticos para su negocio —y en la mayoría de empresas lo son—, gestionarlos de forma manual ya no es una opción sostenible.

El software de contratos comforce hace parte del lanzamiento de Módulo de Exportaciones de SoftWhere*, nuestro CEO hace una breve descripción de la participación de comforce en la plataforma y de los servicios en gestión de contratos para gran empresa. Estamos juntos trabajando para hacer una #ColombiaOrigenDeSoftware

Al respecto infica Taiana Marín “Desde @FedesoftCol se ha identificado que las empresas del sector no sólo exportan sino que internacionalizan sus servicios. En total hemos identificado 8 modelos que nos han permitido conocer el panorama de las empresas TI en temas de comercio exterior”, dando como ejemplo la internacionalización de comforce Software de Contratos México, empresa Mexicana con operación principal en CDMX, y que ofrece el software de gestión de contratos con firma Blockchain en este mercado.

*SoftWhere es un programa que soportado en un portal web, promueve el desarrollo de la demanda de soluciones tecnológicas y la conecta con la oferta de productos y servicios nacionales.